Vor diesem Hintergrund macht zunächst häufig der Käufer einen Vorschlag über den Inhalt des Unternehmenskaufvertrags und äußert in diesem Zusammenhang seine Zielvorstellungen. Der Verkäufer hat dann zu prüfen, inwieweit und zu welcher Gegenleistung er diesen Zielvorstellungen Rechnung tragen kann. Im Ausgangspunkt besteht für den Kaufinteressenten in der Vorbereitungsphase das Bedürfnis, das Zielunternehmen im Hinblick auf die ertragsbringenden und die ertragsmindernden Faktoren so genau wie möglich zu analysieren, um die für ihn wichtigen Wirtschaftsgüter und Rechtsbeziehungen der Zielgesellschaft feststellen, den Kaufgegenstand näher definieren, den für ihn angemessenen Kaufpreis ermitteln und den vertraglichen Regelungsbedarf erkennen zu können. Die Ermittlung dieser käuferrelevanten Daten erfolgt mittels der sog. due diligence. Auch der Verkäufer, namentlich zur Vermeidung von Haftungsrisiken, kann Interesse an der Durchführung einer eigenen due diligence haben (sog. Vendor Due Diligence).
Ziel der due diligence ist eine „Momentaufnahme“ des Unternehmens mit einer stärkeren Aussagekraft, als dies alleine die letzte Bilanz vermag. Geprüft werden hier insbesondere - Vermögens-, Finanz- und Ertragslage - steuerliche Risiken - vertragliche Bindungen - Haftungsrisiken einschließlich Nutzbarkeit „geistigen Eigentums“ (gewerbliche Schutzrechte, internet domain etc.) - Marktposition - Produkte einschließlich Vertriebs- und Entwicklungsmöglichkeiten - Umweltrelevanz. Das Ergebnis der due diligence beeinflusst ganz wesentlich nicht nur den Kaufpreis, sondern auch den übrigen Inhalt des Unternehmenskaufvertrags, insbesondere dient sie der näheren Bestimmung des Vertragsobjekts und damit auch der Gewährleistungsregelungen bzw. Zusicherungen.
Zur beidseitigen Interessenwahrung im Vorfeld eines Unternehmenskaufs werden regelmäßig Vorvereinbarungen ohne Bindungswirkung getroffen.
Eine gebräuchliche Vorvereinbarung, im Grundsatz ohne Bindungswirkung, stellt der sog. letter of intent dar. Hierbei handelt es sich um eine reine Absichtserklärung, mit der die prinzipielle Bereitschaft zum Vertragsschluss signalisiert wird.
In Verhandlungsprotokollen bzw. Punktationen werden bisher erzielte Verhandlungsergebnisse und noch zu klärende Problembereiche (ohne Bindungswirkung) festgehalten. Zu beachten ist, dass auch Vorvereinbarungen ohne Bindungswirkung Ansprüche auslösen können, wie z.B. Optionen, Kosten- und
Geheimhaltungsvereinbarungen.
Haben sich die Vertragsteile auf die Art und Weise des Unternehmenskaufs und den Vertragsinhalt geeinigt, kann der Vertrag abgeschlossen werden. Meist fällt der Tag des Vertragsschlusses ("signing") nicht mit dem Tag des wirtschaftlichen Übergangs des Unternehmens zusammen, sondern erfolgt mit einer mehr oder weniger großen zeitlichen Verschiebung. Zur Vermeidung eines zusätzlichen Aufwands und zusätzlicher Kosten wird, wenn nicht andere Faktoren entgegenstehen, nicht selten der nächste Bilanzstichtag des Zielunternehmens gewählt. Die Zeit zwischen Vertragsschluss und Übergangsstichtag birgt für beide Vertragsteile gewisse Unsicherheiten sowie Risiken (z.B. unerwartete Änderungen des Unternehmens) und sollte daher, soweit andere Gründe nicht dagegen sprechen, möglichst kurz gehalten werden. Je nach Vertragsgestaltung ist der Verkäufer nach Vertragsschluss insb. nicht mehr so motiviert, das Unternehmen bis zum Übergangsstichtag bestmöglich zu führen. Dem ist durch (auf den Stichtag bezogene) Garantien bzw. Zusicherungen des Verkäufers bzw. durch eine Kaufpreisanpassung Rechnung zu tragen.
Das sog. closing umfasst damit primär die Vertragserfüllung, im weiteren Sinn aber auch mehr oder weniger sämtliche tatsächliche und rechtliche Maßnahmen, die zur Abwicklung des Unternehmenskaufs erforderlich oder zweckdienlich sind; zeitlich werden diese Maßnahmen teils bereits beim Vertragsschluss, im übrigen meist zu einem großen Teil am oder zumindest zeitnah zum Übertragungsstichtag vorgenommen. Hierzu gehört insb. der dingliche Vollzug der Übertragung der verkauften Wirtschaftsgüter beim asset-deal (Übereignung bzw. Abtretung der assets einschließlich der Besitzverschaffung) bzw. die Abtretung der verkauften Gesellschaftsanteile beim share-deal (soweit diese nicht bereits nicht im Unternehmenskaufvertrag enthalten ist). Ferner umfasst das closing die tatsächliche und rechtliche Überleitung sämtlicher sonstiger Rechtsbeziehungen (Verträge, übernommene Verbindlichkeiten etc.), die im Zusammenhang mit dem Unternehmenskauf auf den Erwerber übertragen werden sollen. Beim share-deal gilt dies in entsprechend abgewandelter Form, da sich an den mit der Zielgesellschaft bestehenden Rechtsbeziehungen durch die Übertragung der Anteile zunächst nichts ändert.